סקירה של הספרות על ניהול הזמן

רקע והקדמה

בשני העשורים האחרונים גדלה ההכרה בחשיבות הזמן בספרות הארגונית. התגברות התחרות הגלובלית, הדרישה לזמינות מיידית של מוצרים ושירותים, ותופעת האצת קצב החיים, הפכו את הממד הזמני של העבודה לנושא מרכזי יותר ויותר. בד בבד, גברה העניין בשאלה כיצד אנשים בארגונים מנהלים את זמנם וכיצד ניתן לשפר את היעילות בתחום זה.

ניהול זמן כתופעה מעשית אינו חדש. הנושא נדון כבר בשנות החמישים והשישים של המאה העשרים, ומחברים שונים הציעו שיטות לטיפול בבעיות זמן בעבודה. שיטות כגון כתיבת רשימות משימות, תכנון יומי וסיווג משימות לפי עדיפויות הוצעו כדרכים פשוטות לשיפור הביצועים. עם זאת, כבר אז הוכר שתכנון משימות אינו מוביל תמיד להשלמתן בפועל, בעיקר כאשר לחץ הזמן גבוה.

למרות העניין הרב שניהול הזמן עורר בפרסומים פופולריים ובתוכניות הכשרה, הוקדשה לו מחקר אמפירי מועט יחסית. מסקירה שפורסמה ב-1987 עלה כי מושג ניהול הזמן זכה לפופולריות רבה מבלי שנלוותה לו פעילות מחקרית שיטתית. לכן, קיימת חשיבות רבה לסקור את המחקרים האמפיריים שנעשו בתחום ולהעריך את מצב הידע הקיים.

ראוי לציין שהמונח "ניהול זמן" הוא למעשה מטעה, שכן זמן כשלעצמו אינו ניתן לניהול. ניתן להשפיע רק על האופן שבו אדם מתייחס לזמן ומשתמש בו. לפיכך, ניהול זמן מובן כאן כסוג של ניהול עצמי ביחס לביצוע מטלות מרובות בתוך פרק זמן נתון.

שיטת הסקירה

הסקירה כוללת מחקרים אמפיריים שנערכו בין השנים 1982 ל-2004 ואותרו באמצעות מאגרי מידע כגון PsycInfo ו-Sociofile. מונחי החיפוש כללו ניהול זמן, שימוש בזמן, הקצאת זמן ומבנה זמן. שני קריטריונים עיקריים הנחו את בחירת המחקרים: ראשית, ניהול הזמן נבחן בהקשר של עבודה או לימודים; שנית, נמדד התנהגות ניהול הזמן באמצעות כלים מדידה שנבנו במפורש לצורך זה. בסופו של התהליך נכללו 35 מחקרים אמפיריים בסקירה.

קבוצות המחקר כללו שלושה סוגי נבדקים: עובדים בארגונים שונים, סטודנטים, ועובדים בעלי עומס כפול (כגון עבודה ולימודים במקביל). שיטות המחקר כללו שאלונים לדיווח עצמי, יומנים וניסויים. לא נמצאו מחקרים אמפיריים שפורסמו לפני שנת 1982, עובדה המלמדת שניהול הזמן חדר לספרות המחקרית בצורה מאוחרת ביחס להתפשטותו בשיח הפופולרי.

הגדרות ניהול הזמן

אחד הממצאים הבולטים בסקירה הוא היעדר הסכמה על הגדרת ניהול הזמן. חוקרים שונים ייחסו למושג משמעויות שונות: טכניקות לניהול הזמן, תכנון והקצאת זמן, הדרגה שבה אנשים תופסים את השימוש בזמנם כמובנה ותכליתי, אמצעי לרכוש תובנה לגבי השימוש בזמן, אסטרטגיות לוויסות עצמי בתחום הזמן, ועוד. חלק מהחוקרים כלל לא הגדירו את המושג.

על בסיס הספרות, מוצעת הגדרה מאוחדת של ניהול זמן כ"התנהגויות שמטרתן השגת שימוש יעיל בזמן תוך ביצוע פעילויות מכוונות מטרה". הגדרה זו מדגישה שהשימוש בזמן אינו מטרה בפני עצמה, אלא משרת ביצוע משימות ספציפיות. ההתנהגויות הנכללות בניהול זמן מאורגנות בשלוש קטגוריות:

• התנהגויות הערכת זמן: מודעות לשימוש בזמן ולהיקף המשימות שניתן לקבל על עצמן.
• התנהגויות תכנון: קביעת מטרות, תכנון משימות, סיווג לפי עדיפויות, כתיבת רשימות ואיגוד משימות.
• התנהגויות ניטור: תצפית על השימוש בזמן תוך כדי ביצוע, ויצירת לולאת משוב המאפשרת הגבלת השפעת הפרעות.

כלי המדידה

המחקרים השתמשו בעיקר בשאלונים לדיווח עצמי. בסך הכל נמצאו עשרה סוגים שונים של שאלונים, שלושה מהם שימשו בתדירות גבוהה יותר:

סולם ניהול הזמן ההתנהגותי (TMBS) פותח על בסיס מושגים פופולריים של ניהול זמן ועבר ניתוח גורמים. הסולם כולל תתי-סולמות כגון קביעת מטרות ועדיפויות, מכניקת ניהול הזמן והעדפה לסדר. רמות האמינות שלו נמצאו בינוניות ושונות ממחקר למחקר. שאלון מבנה הזמן (TSQ) מתייחס לרמה שבה הזמן מנוצל בצורה מובנית ותכליתית ומניב ציוני עקביות פנימית של הכלל הכולל בין 0.88 ל-0.92, אם כי תת-הסולמות מגיעים לציוני עקביות נמוכים יותר. שאלון ניהול הזמן (TMQ) כולל פריטים על עמדות כלפי ניהול הזמן ועל תכנון הקצאת זמן, ומכיל שלושה גורמים: תכנון קצר טווח, תכנון ארוך טווח ועמדות כלפי הזמן.

מאפיין משותף לכל כלי המדידה הוא הכללת פריטים המתייחסים להתנהגות תכנון, מה שמרמז על כך שתכנון הוא מרכיב מרכזי בניהול הזמן. מבחינת האמינות והתוקף, ניתן לשפר את כלי המדידה הקיימים, כאשר הסמיכות הרבה ביותר נמצאה לסולם TMBS.

תיאוריה של ניהול זמן

לא קיימת תיאוריה מסודרת לניהול זמן. השאלה "כיצד ומדוע עובד ניהול הזמן?" נותרת ללא מענה מספק. הדגם הבולט ביותר שהוצע מבין כלל המחקרים הוא של Macan (1994), אשר כלל משתני קדם, משתני תיווך ומשתני תוצאה. לפי דגם זה, תוכניות הכשרה בניהול זמן מובילות לשלוש קטגוריות של התנהגויות: קביעת מטרות ועדיפויות, מכניקת ניהול הזמן, והעדפה לסדר. ההנחה הייתה שהתנהגויות אלו ייצרו תחושת שליטה על הזמן, שתתווך בין ההתנהגויות ובין תוצאות כגון מתח בעבודה, שביעות רצון ממנה וביצועים.

תוצאות המחקר הראו כי ההכשרה בניהול זמן קשורה בצורה חיובית רק לאחת מהתנהגויות ניהול הזמן, שהיא קביעת מטרות ועדיפויות. שלושה מחקרי שכפול נוספים מצאו תמיכה חלקית בלבד בדגם, כאשר לעיתים תחושת השליטה בזמן מתווכת חלקית בלבד בין ההתנהגויות ובין תוצאות שונות. באופן כללי, התכנון נמצא כמרכיב בעל ההשפעה המשמעותית ביותר מבין כל רכיבי ניהול הזמן.

גורמים קודמים לניהול הזמן

מאפיינים אישיותיים

מעט מחקרים בדקו גורמי קדם לניהול הזמן. נמצא כי מבנה הזמן קשור בצורה חיובית לתחושת מטרה בחיים, להערכה עצמית ולהתנהגות מסוג A, ובצורה שלילית לנוירוטיות. נמצא גם שאנשים בעלי נטייה גבוהה לדחיינות נוקטים פחות בטכניקות של ניהול זמן, ומדווחים על תחושת שליטה נמוכה יותר בזמן. אנשים בעלי סגנון מונוכרוני (מעדיפים לבצע משימה אחת בכל פעם) נוטים לתכנן ביתר פירוט בהשוואה לאנשים פוליכרוניים (המעדיפים לבצע מספר משימות בו-זמנית), אך מתקשים ליישם את התכנון. נמצאה גם קשר בין מדד ה-J-P בשאלון MBTI (המצביע על העדפה לאורח חיים מתוכנן ומסודר) לבין עמדות חיוביות כלפי ניהול הזמן. ניתן לסכם כי ניהול הזמן קשור בעיקר לממד המצפוניות במודל חמשת הגורמים האישיותיים, ובמידה מסוימת גם לנוירוטיות.

תוכניות הכשרה בניהול זמן

שמונה מחקרים בדקו את ההשפעה של תוכניות הכשרה בניהול זמן. חמישה מחקרים מצאו שמשתתפים דיווחו על שימוש תדיר יותר בהתנהגויות של ניהול זמן לאחר ההכשרה. קשר חיובי בין ההכשרה לבין ביצועים נמצא בשלושה מחקרים, בעוד שבשניים אחרים קשר זה לא נמצא. לעיתים, למרות שלא חלה עלייה מדווחת בהתנהגויות ניהול הזמן, דיווחו משתתפים על תחושת שליטה גבוהה יותר בזמן לאחר ההכשרה. בסך הכל, נמצא כי תוכניות ההכשרה משפרות את הדיווח העצמי על מיומנויות ניהול הזמן, אך ההשפעה על הביצועים אינה חד-משמעית.

השפעות ניהול הזמן

ניהול הזמן נבחן ביחס למספר קטגוריות של תוצאות. בנוגע לתוצאות פרוקסימליות כמו הערכת משך הזמן הנדרש למשימה ועבודה על משימות בעדיפות גבוהה, נמצאו השפעות חיוביות. אנשים שתפסו עצמם כמיישמים התנהגויות של ניהול זמן הצליחו להעריך משכי זמן בצורה מדויקת יותר.

בנוגע לביצועים אקדמיים ובעבודה, נמצא הבדל מעניין: ציונים אקדמיים ורגלי לימוד הושפעו בצורה חיובית, אך הקשר בין ניהול הזמן לבין ביצועים בעבודה היה חלש ולעיתים אף לא מובהק. ביצועי מכירות נמצאו קשורים לניהול זמן רק בקרב אנשים עם מוטיבציה גבוהה להישגים.

בנוגע לתוצאות הקשורות למתח ולגישות, נמצאו עקבית ממצאים חיוביים: ניהול הזמן קשור בחיוב לתחושת שליטה בזמן, לשביעות רצון מהעבודה ולבריאות, ובשלילה למתח, למתח מקצועי גופני ולמצוקה פסיכולוגית. כמו כן נמצא כי ניהול הזמן ממתן את הקשר בין עומס עבודה לבין תשישות רגשית.

פערים במחקר והמלצות לעתיד

הסקירה מזהה מספר פערים משמעותיים במחקר הקיים. ראשית, לא נבדק מספיק הקשר הארגוני ותנאי העבודה. בעבודות שבהן האוטונומיה נמוכה וסדר המשימות נקבע על ידי גורמים חיצוניים, ייתכן שניהול הזמן כלל אינו אפשרי. שנית, לא נחקרו מספיק היבטים מפורטים של תכנון, כגון תכנון חלופי למקרה שהמשימה המקורית לא ניתנת לביצוע. שלישית, לא נחקרו ויסות עצמי וניטור עצמי כטכניקות לסיום עבודה כפי שתוכננה.

רביעית, לא נלקח בחשבון ההקשר החברתי של ניהול הזמן. עמיתים, ממונים ולקוחות עשויים להיות אחראים לאי-סדר ביום העבודה ולתחושת חוסר שליטה בזמן. חמישית, לא נכללו היבטים מוטיבציוניים כגורמים המשפיעים על שמירה ויישום של טכניקות ניהול הזמן לאורך זמן. ולבסוף, רוב המחקרים השתמשו בתכנונים חתכיים סטטיים, בעוד שמחקר עתידי יכול להרוויח מגישות דינמיות הבוחנות כיצד אנשים מתכננים ומבצעים פעולות לאורך זמן.

המלצות למחקר עתידי כוללות פיתוח מדד ניהול זמן שיתבסס על הגדרה אחידה, שימוש בשיטות מחקר איכותניות כגון יומנים, מחקרים בקרב עובדים מארגונים שונים ובסביבות עבודה מגוונות, ובדיקה של גורמים כמו עומס עבודה, סוג האישיות, ותכונות אישיות כגון פתיחות ללמידה.

סיכום ומסקנות

ניהול הזמן כמושג מחקרי אינו מוגדר בצורה מספקת, ואיכות כלי המדידה הקיימים מוטלת בספק. עם זאת, המחקרים הקיימים מצביעים באופן עקבי על השפעות חיוביות של ניהול הזמן על תחושת השליטה בזמן, שביעות הרצון מהעבודה ועל הבריאות, ועל השפעות שליליות על מתח ועל מתח גופני. תחושת השליטה בזמן נמצאה קשורה לשביעות רצון גבוהה יותר מהעבודה ולתיווך בין ניהול הזמן ומשתני תוצאה שונים. ההשפעה על ביצועים בעבודה נותרת לא חד-משמעית.

מבחינה מעשית, ניהול הזמן נמצא רלוונטי ויעיל בהיבטים מסוימים. ההיבטים הבאים של ניהול הזמן זוהו כמשפיעים בצורה חיובית על תוצאות: הערכת זמן, קביעת מטרות, תכנון, סיווג לפי עדיפויות וניטור. שילוב של כל אלה בצורה שיטתית עשוי לסייע בשיפור תוכניות ההכשרה הקיימות ובפיתוח התערבויות חדשות ויעילות יותר בתחום ניהול הזמן.

מקור

Claessens, B. J., Van Eerde, W., Rutte, C. G., & Roe, R. A. (2007). A review of the time management literature. Personnel Review, 36(2), 255–276.